Privacybeleid

Versie 2.3, van kracht vanaf 22 oktober 2026.

1. Wie verantwoordelijk is

ColdCake, ondernemingsnummer (KBO) 1027149628, is verantwoordelijk voor je gegevens. Vragen over privacy: info@coldcake.be. Alle bedrijfsgegevens staan in de Wettelijke kennisgeving.

2. Als afzender

2.1 Welke gegevens

Contact en facturatie: naam, e-mail, telefoon, factuuradres, bedrijfsnaam, btw-nummer.
Bestelling: wat je bestelde, ontwerp, boodschap, leverdatum, bedrag; nooit je volledige kaartnummer. Een deel ervan staat ook in de QR-link (3.2).
E-mails met ons, en een gesprek dat je boekt in onze agenda: naam, e-mail, tijdstip, je notities.
Websitegebruik (pagina's, klikken), alleen na toestemming voor cookies; of je de nieuwsbrief opent en aanklikt, alleen als je je inschreef.

Zonder naam, e-mail, factuur- en levergegevens kunnen wij je bestelling niet uitvoeren; een e-factuur via Peppol vraagt ook bedrijfsnaam en btw-nummer.

2.2 Waarom, en op welke grond (artikel 6.1 AVG)

Je bestelling, e-mails over je campagne, een geboekt gesprek: uitvoering van de overeenkomst, of stappen op jouw verzoek daarvoor (b).
Facturen en herroepingen: wettelijke verplichting (c).
Nieuwsbrief en websitestatistieken: je toestemming (a).
Fraude voorkomen, de webshop beveiligen: gerechtvaardigd belang (f).

2.3 Hoe lang

Bestellingen, facturen, herroepingen: 10 jaar (fiscale bewaartermijn).
Klantaccount en contactgegevens, ook van een geboekt gesprek: zolang je account actief is, plus 3 jaar.
E-mails met ons: 3 jaar na het laatste contact (gegevens van een ontvanger: 3.1).
Toestemming voor de nieuwsbrief: tot je uitschrijving, plus 1 jaar als bewijs.
Websitestatistieken: maximaal 14 maanden.

2.4 Jouw verantwoordelijkheid voor de gegevens van de ontvanger

Voor je bestelt, bevestig je met een verplicht vinkje dat het adres van de ontvanger zakelijk is en dat je een wettelijke basis hebt onder artikel 6.1.f AVG om die persoon een geschenk naar het werk te sturen. Voor het doorgeven ben jij verwerkingsverantwoordelijke; ColdCake is eigen verwerkingsverantwoordelijke (hoofdstuk 3).

3. Als ontvanger

3.1 Welke gegevens, waarom en hoe lang

De afzender geeft ons je gegevens bij zijn bestelling of in de briefing van een campagne: naam, bedrijf, bezorgadres van je werkplek, leverdatum en tijdsblok, en als die ingevuld zijn je functie, e-mail, telefoon en een tweede contactpersoon (voor die persoon geldt dit ook), plus de boodschap van de afzender; wij voegen onze leveringsfoto toe. Wij gebruiken dat alleen om de cake te leveren en de afzender te tonen dat hij aankwam (onze leveringsfoto, met een ja, ook zoals in 3.6); e-mail en telefoon alleen om de levering te regelen. Koos de afzender een geplande levering, dan bellen wij het nummer dat hij opgaf, of anders het algemene nummer op de website van je bedrijf, alleen om een moment voor de levering af te spreken. Grond: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): een professionele kennismaking op een zakelijk adres, en de levering.

Bij een losse bestelling bevat de bestelling in het webshopplatform dat allemaal, 10 jaar lang; ColdCake kan jouw gegevens er niet los uit wissen. Een bestelling die de afzender niet afrondt, verdwijnt na 3 maanden.
De factuur wordt uit de bestelling gemaakt; staat er iets van jou op, dan blijft dat 10 jaar (fiscale bewaartermijn).
Onze dienst voor e-mail en nieuwsbrief krijgt een kopie van elke bestelling, afgerond of niet, en die heeft daar vandaag geen einddatum; ColdCake kan ze er niet los uit wissen.
De eigen kopieën van ColdCake (planning, campagnebriefing, mail, onze leveringsfoto): wij bewaren ze alleen zolang dat nodig is voor de levering, de factuur en de wettelijke bewaartermijn, een leveringsfoto met een ja ook zolang hij online staat (3.6), en wissen ze eerder als je erom vraagt.

3.2 De QR-code

De QR-code opent een link met je voornaam, de naam en het bedrijf van de afzender en soms zijn boodschap en e-mail, zodat de pagina je begroet en toont van wie de cake komt. Wie de link heeft, ziet dat. 30 dagen na de levering halen wij de namen, het e-mailadres en de boodschap uit de link; de QR-code blijft werken.

Die pagina stuurt zelf, zonder het te vragen, meldingen naar onze database: de bestelcode, welke stappen wanneer en hoe lang gebruikt werden (toestemming voor de camera, camera, ontwerp herkend, video, geluid, info-tabbladen, foto, knop van de afzender), hoe de scan eindigde, en fouten. Daarbij komen een grove beschrijving van je toestel (het besturingssysteem en de browser, met hun versienummer), de maat van het camerabeeld, en een willekeurig nummer per bezoek aan die pagina, zodat de meldingen van een scan bij elkaar horen. Geen cookies en geen IP-adres. Op je toestel bewaart die pagina alleen wat op coldcake.be/pages/cookies staat (hoofdstuk 6). Grond: gerechtvaardigd belang om te tonen dat de cake aankwam en bekeken werd, en om fouten te herstellen. Op vraag zeggen wij de afzender of zijn cake gescand is. Na 12 maanden wissen wij de meldingen en houden wij alleen tellingen zonder bestelcode.

Op de pagina achter dezelfde QR-code, en op de AR-demopagina, staat ook een knop met de kortingscode EERSTECAKE20. Dat is 1 gedeelde code, niet gekoppeld aan een persoon; wissel je hem in, dan staat hij op je nieuwe bestelling. Begin je een bestelling op de pagina van een bepaalde cake, niet op de AR-demopagina, dan gaat de korte code van die cake als verborgen kenmerk mee met je bestelling, zodat wij zien via welke cake je bestelde.

3.3 Allergieën: geen gezondheidsgegevens

ColdCake vraagt en verwerkt geen gezondheidsgegevens (artikel 9 AVG), ook niet over een allergie. De volledige ingrediënten- en allergenenspecificatie van een smaak vraagt iedereen aan via info@coldcake.be; wij sturen ze. Gezondheidsgegevens die ons toch gemaild worden, wissen wij meteen; wij sturen alleen de specificatie. Zet niets over gezondheid in een veld van je bestelling: daar kunnen wij het niet wissen.

3.4 Als ColdCake je zelf benadert

Soms stuurt ColdCake zelf een cake naar een bedrijf, om ColdCake voor te stellen. Kreeg jij zo'n cake van ColdCake, dan geldt dit deel en niet 3.1: wij kozen je zelf, en je gegevens kwamen niet van een afzender.

Welke gegevens: je naam, je functie, het adres van je werkplek en het algemene e-mailadres van je bedrijf; je eigen e-mailadres en je telefoonnummer alleen als je ze ons zelf gaf.
Waar wij ze vonden: op de website van je bedrijf, in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en op LinkedIn. Je eigen e-mailadres en je telefoonnummer krijgen wij alleen van jou, bij de levering, in een antwoord op een e-mail of aan de telefoon; wij noteren ze met de datum.
Waarvoor: 1 cake op je werkplek, en daarna een kort contact over ColdCake: hoogstens 4 e-mails en een telefoontje. Een eerste e-mail gaat naar het algemene adres van je bedrijf; vermeldt je bedrijf geen algemeen adres, dan gaat die eerste e-mail naar het zakelijke adres van een contactpersoon dat je bedrijf zelf publiek maakt. Verder mailen wij naar je eigen adres alleen als je daar ja op zei. Wij bellen alleen een nummer dat je ons zelf gaf, en alleen als je zei dat wij mochten bellen. Neem je niet op, dan proberen wij het hoogstens 1 keer opnieuw; vraag je zelf om een later moment, dan bellen wij dan. Maak je een afspraak met ons, dan mailen wij daarna alleen nog over die afspraak.
Op welke grond: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): ColdCake voorstellen aan een bedrijf, op een zakelijk adres.
Hoe lang: 12 maanden na het laatste contact; daarna wissen wij ze. Maak je bezwaar, dan wissen wij ze meteen en houden wij alleen bij wat nodig is om je niet opnieuw te benaderen.
Met wie: met niemand voor diens eigen marketing. De partnerbakkerij ziet alleen het ontwerp dat op de cake komt. Voor de pagina achter de QR-code geldt 3.2.

Je kunt altijd bezwaar maken, zonder een reden te geven (artikel 21 AVG). Antwoord STOP op een e-mail van ColdCake, zeg het aan de telefoon, of mail info@coldcake.be. Dan mailen en bellen wij je niet meer. Je krijgt alleen nog 1 e-mail die bevestigt dat wij je vraag noteerden.

3.5 Je feedback

Antwoorden van onze feedbackpagina bewaren we om onze dienst te verbeteren, hoogstens 12 maanden lang, en je naam, bedrijf of e-mailadres alleen als je die zelf invult.

3.6 Foto's en referenties

Dit deel geldt voor afzender en ontvanger. Een foto of video van een cake die wij leverden, ook onze leveringsfoto, tonen wij alleen met een schriftelijke ja.

Waar: alleen in de posts van ColdCake op LinkedIn, Instagram en TikTok en op coldcake.be. Daar is het beeld openbaar.
Wie wij het vragen: de afzender, per cake, in de mail met de leveringsfoto. Hij kiest: een beeld zonder iets dat zijn bedrijf herkenbaar maakt, of een beeld met zijn bedrijfsnaam en logo, en dan mogen wij zijn bedrijf ook als referentie noemen. Bij een cake van ColdCake zelf (3.4) vragen wij het aan het bedrijf dat hem kreeg. Zonder antwoord of bij een nee tonen wij niets, en verandert er niets aan de bestelling of de levering.
Wat wij onherkenbaar maken: gezichten en namen van personen, tenzij die persoon zelf schriftelijk ja zegt; de naam en het logo van het bedrijf dat de cake kreeg, tenzij dat bedrijf zelf schriftelijk ja zegt; het leveradres en de QR-code (3.2), zonder uitzondering.
Op welke grond: toestemming (artikel 6.1.a AVG).
Hoe lang: het beeld zolang het online staat; elke ja, met de datum, tot het beeld offline is, plus 1 jaar als bewijs.
Intrekken: altijd, zonder reden, via info@coldcake.be of als antwoord op onze mail. Binnen 7 werkdagen halen wij het beeld en de naam van coldcake.be en uit onze posts. Wat eerder gebeurde, blijft geldig. Wat anderen al opsloegen of deelden, kunnen wij niet terughalen.

4. Je recht van bezwaar

Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, om redenen die met jouw situatie te maken hebben, en altijd tegen direct marketing (artikel 21 AVG). Mail info@coldcake.be. Wil je als ontvanger geen cake meer, zet dan "Geen ColdCake meer" als onderwerp: binnen 5 werkdagen sta je blijvend op een blokkeerlijst en kan niemand je nog een cake via ons sturen. Wij bewaren alleen wat nodig is om je te herkennen, en laten het de afzender weten, zonder je reden (gerechtvaardigd belang: je bezwaar respecteren). Een leveringsfoto waarop je staat, verwijderen wij op je vraag binnen 7 werkdagen.

5. Cookies

Strikt noodzakelijke cookies (winkelmand, sessie, taal) vragen geen toestemming; statistiek- en marketingcookies volgen pas na je toestemming in de cookiebalk, die op elke pagina staat, ook op de QR-pagina, tot je kiest. Je keuze wijzig je via "Cookies beheren" in de voettekst; de QR-pagina heeft er geen, gebruik dan die onderaan coldcake.be/pages/cookies, waar de cookies uitgelegd staan. Je keuze geldt voor de hele site.

Geef je in de cookiebalk toestemming voor statistiek en marketing, dan stuurt ook de pixel van Klaviyo, onze dienst voor e-mail en nieuwsbrief, je bezoek door: bijvoorbeeld welke pagina's en producten je bekijkt en wat je in de winkelmand legt. Is je e-mailadres bij ons bekend, dan kan Klaviyo je bezoek aan dat adres koppelen. Zonder die toestemming laadt de pixel niet.

6. Met wie wij gegevens delen

Alleen waar nodig, met: het webshopplatform, betaaldienstverleners, de diensten voor e-mail, nieuwsbrief en agenda, de dienst voor statistieken (na toestemming), de database en hosting van de QR-pagina, de diensten die lettertypen en programmacode aan je browser leveren (Google Fonts, cdnjs van Cloudflare en, op de pagina achter de QR-code, jsDelivr; die zien daarbij je IP-adres), de facturatiedienst en het Peppol-toegangspunt, onze e-mail- en kantoorsoftware, de partnerbakkerij, onze boekhouder, de afzender (3.2, 4), en overheden wanneer de wet dat vereist. Wij verkopen geen persoonsgegevens en geven ze aan niemand voor diens eigen marketing.

7. Buiten Europa

Sommige dienstverleners verwerken gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte, alleen met een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie vraag je op via info@coldcake.be.

8. Je andere rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking en overdraagbaarheid, en je trekt je toestemming op elk moment in, zonder gevolg voor wat eerder gebeurde. Op je vraag wist ColdCake wat het zelf bijhoudt (3.1, 3.2); uit de bestelling, de factuur en de kopie bij de dienst voor e-mail kan niets los gewist worden. Mail info@coldcake.be; wij antwoorden binnen een maand. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming over jou. Een klacht dien je in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

9. Wijzigingen

Een belangrijke wijziging melden wij 14 dagen vooraf per e-mail aan actieve klanten.